เอกสารสารประกอบการอบรมเช งปฏ บ ต การ โครงการแลกเปล ยนเร ยนร (KM)

Transcription

1 เอกสารสารประกอบการอบรมเช งปฏ บ ต การ โครงการแลกเปล ยนเร ยนร (KM) เร อง การสร างป มค าส งด วยแมโคร และค ย ล ดท ใช งานบ อย คณะว ศวกรรมศาสตร ก าแพงแสน โดย นายร งโรจน ระย บพ นธ, นางสมบ รณ พรมชาต สาระส าค ญ การท างานในโปรแกรมไมโครซอฟท จ าเป นต องร ถ งการเข าถ งค าส งต างๆ ในร ปแบบของ ค ย ล ด โดยลดการคล กเมาส และการใช ฟ งก ช นต างๆ ได อย างเต มประส ทธ ภาพ ซ งจะท าให เราสามารถใช งาน

2 โปรแกรมบนไมโครซอฟท และโปรแกรมอ นๆ บน windows ได อย างม ประส ทธ ภาพและท างานได อย าง สะดวกก บการท างานในร ปแบบต างๆ จ ดประสงค การเร ยนร 1. ม ความร ความเข าใจและความช านาญในการใช ค ย ล ดในสภาพงานป จจ บ นท ท าเป นประจ า 2. ม ความร ความเข าใจเก ยวก บการท างานแบบเช อมโยงข อม ลตารางระหว างโปรแกรม Microsoft Word และ Microsoft Excel 3. ม ความร ความเข าใจในการใช งานแมโครในการอ านวยความสะดวกต อการท างานเอกสาร การสร างป มค าส งใน Microsoft Word ด วยแมโคร แมโครค ออะไร แมโครค อ ช ดของค าส งบนคอมพ วเตอร ท ค ณสามารถบ นท กและรวมเข าก บป มว ธ ล ดบนแป นพ มพ ท น ามาใช ร วมก นหลาย ๆ ป ม หร อเล อกรวมเข าก บช อแมโคร หล งจากน น เม อค ณกดป มว ธ ล ดใด ๆ พร อมก น หร อคล กท ช อแมโคร โปรแกรมคอมพ วเตอร ก จะท าตามค าส งของแมโครน น ว ธ น จะช วยค ณประหย ดเวลา ด วยการแทนท การกระท าแบบเด ม ๆ ท บางคร งอาจก นเวลานาน ด วยการกระท าท ส นกว าเด ม

3 แมโครท างานได อย างไร ค ณล กษณะ บ นท กแมโคร จะท าหน าท เหม อนก บเคร องบ นท กเทป ในขณะท ค ณท างาน ค ณล กษณะน ก จะบ นท กการกดแป นพ มพ ของค ณ (keystrokes) รวมถ งการคล กป มบนเมาส ใน Microsoft Office Word ค ณสามารถท างานท ใช บ อยได โดยอ ตโนม ต ด วยการสร างแมโคร แมโครเป นช ดค าส งและค าแนะน าท ค ณจ ดกล มให อย ด วยก นเป นค าส งเด ยวเพ อให งานส าเร จอ ตโนม ต การใช แมโครโดยท วไปม ด งต อไปน - เม อต องการท าให การแก ไขและการจ ดร ปแบบท ต องท าเป นประจ าเร วข น - เม อต องการรวมค าส งหลายค าส ง ต วอย างเช น เม อต องการเปล ยนต วเลขอารบ กท งหมดให เป น เลขไทย - เม อต องการท าให เข าถ งต วเล อกในกล องโต ตอบได ง ายข น กล องโต ตอบ แมโคร จะช วยให ค ณสามารถสร าง แก ไข และจ ดการก บแมโครของค ณใน โปรแกรม Office XP กล องโต ตอบ แมโคร จะม อย ในโปรแกรม Excel, Microsoft Outlook, PowerPoint และ Word ถ าต องการใช กล องโต ตอบ แมโคร ในโปรแกรมใดโปรแกรมหน งเหล าน ให ไปท เมน เคร องม อ ช เมาส ไปท ค าว า แมโคร และคล ก แมโคร ( ไม ม กล องโต ตอบ แมโคร ในโปรแกรม Microsoft Access หร อ Microsoft FrontPage ) - เม อต องการท าให ช ดงานท ซ บซ อนท างานโดยอ ตโนม ต ข นตอนการสร างป มค าส งเปล ยนต วเลขอารบ กเป นเลขไทย 1. สร างเอกสารใหม หร อเป ดเอกสารท ต องการใช งาน

4 2. เล อกแถบเมน ม มมอง และคล กท ต วเล อก แมโคร 3. ข นตอนสร างป มค าส ง คล ก บ นท กแมโคร

5 พ มพ ข อความใน ช อแมโคร และคล กส ญญล กษณ แป นพ มพ เม อคล กป มแป นพ มพ แล วจะปรากฏหน าต างก าหนดแป นพ มพ เอง

6 4.2 การสร างป มค าส ง ให ผ ใช ก าหนดป มค าส งในช อง "กดแป นพ มพ ล ดใหม " ด งภาพท 4.1 โดยผ ใช สามารถก าหนดป มได ตามแนวค ดหร อตามความถน ดของผ ใช ซ งผ บรรยายของเล อกใช 3 ป ม ค อ Ctrl+Alt+G (ว ธ กดป ม ผ ใช สามรถกดป มท แป นพ มพ ได เลย ในกรณ น ค อ กดพร อมก น 3 ป ม ค อ ป ม Ctrl ป ม Alt ป ม G ) จากน นคล กป ม ก าหนดค า 1 2

7 4.3 หล งจากคล กป มก าหนดค าด งร ปท 4.2 แล ว ให ผ ใช คล ก ป ด หากม ด าเน นการส าเร จตามข นตอน จะปรากกฏส ญล กษณ เทปบ นท กข นท ปลายห วล กศรของเมาส จากน นให ผ ใช กดป มท แป นพ มพ Ctrl + F เพ อเข าส หน าต างค นหาและแทนท ด งภาพ 4.4 ด าเน นการ ค นหา และ แทนท ต วเลข ต งแต โดยในช อง ส งท ค นหาพ มพ ต วเลขอารบ ก และช องแทนท ด วยพ มพ อ กษรเลขไทย จากน นคล กป มแทนท ท งหมด ท าเช นน ซ าไปเร อยๆ จนครบท กต วเลข ท งน สามารถแทนท ได คร งละ 1 ต วเลขเท าน น 1 2 3

8 4.5 เม อแทนท ต วเลขเร ยบร อยแล ว คล กป ม หย ดการบ นท ก 5. ทดสอบการใช งาน โดย ป ดหน าต างเด มแล วสร าง file เอกสารใหม พ มพ ต วเลขอารบ ก จากน นกด ป มแป นพ มพ ตามท ได สร างไว ในท น ค อ Ctrl+Alt+G หากต วเลขท งหมดเปล ยนเป นต วเลขไทย ให ถ อว า ด าเน นการส าเร จ (สร างป มค าส งคร งเด ยวสามารถใช งานได ตลอด) ในส วนเปล ยนการเปล ยนเลขไทยเป นเลข อารบ กให ด าเน นการว ธ เด ยวก นโดยสร างแมโครข นมาใหม อ กต ว

9 การท างานแบบเช อมโยงข อม ลตารางระหว างโปรแกรม Microsoft Word และ Microsoft Excel 1. เป ด file Microsoft Excel และ Microsoft Word ท ต องการเช อมโยงก น 2. ลากเมาส เล อกเฉพาะส วนตารางเท าน น แล ว Copy 3. สล บหน าต าง มาย ง Microsoft Word แล ว วาง

10 ในการวางคร งแรก จะปรากฏไอคอน จากน นคล กท ห วล กศรส ด าท ไอคอนน แล ว เล อก ป มร กษาการจ ดร ปแบบตามต นฉบ บ และการเช อมโยงไปย ง Excel ในกรณ ท ข อม ลภายใน Excel ท ตารางถ กเช อมโยงน นม การเปล ยนแปลงข อม ล ผ ใช จะต อง ปฏ บ ต ตามข นตอนด งต อไปน เพ อให งานท แสดงใน Word ม ข อม ลตรงตามงานใน Excel ท ถ ก ปร บปร ง ด งน

11 น าคล กท บร เวณห วตารางให ปรากฏส ญญาล กษณ ห วล กศรส ท ศ ด งภาพด านล าง จากน น คล กขวาท ล กศรส ท ศ และคล กเมน ปร บปร งการเช อมโยง เพ อเป นการปร บปร งข อม ลท แสดงใน Word ให ตรงก บ Excel